To samo badanie wykazało, że 78% firm zwleka lub odkłada swoje plany przeprowadzki, woląc znosić suboptymalną przestrzeń biurową z wszelkimi wyciekami, skrzypiącą infrastrukturą i kosztami starzejącej się infrastruktury, niż przechodzić przez ból związany z przeprowadzką.

Przeprowadzka biura to znacznie więcej niż fizyczne doświadczenie – to główna okazja do zmiany i może być katalizatorem transformacji biznesowej. To szansa na dostosowanie lokalizacji korporacyjnej do strategicznych priorytetów, a korzyści z tego wynikające przewyższają wszelkie krótkoterminowe kłopoty czy zamieszanie. Istnieją pewne sygnały wskazujące, że nadszedł czas na przeprowadzkę firmy lub przynajmniej na jej remont, ale każdy projekt ma swoje własne wymagania. Oznacza to, że przyjrzenie się przykładom innych firm może dostarczyć inspiracji, ale nie stanowi skrótu do odpowiedzi.

Czynniki przemawiające za przeprowadzką

Jednym z najczęstszych powodów przeprowadzki biura jest wygaśnięcie umowy najmu. Umowy najmu biurowego zazwyczaj trwają od pięciu do dziesięciu lat, chociaż po pandemii zmiana na pracę hybrydową oznacza, że terminy umów najmu ulegają zmianie, a umowy trwające trzy lata lub elastyczne umowy na dwanaście miesięcy stają się znacznie bardziej powszechne.

Jeśli kończy się umowa najmu, może to być dobra okazja, aby poświęcić czas na ponowne rozważenie swoich opcji. Dla klientów istotne jest zrozumienie zobowiązań związanych z przedłużeniem lub odnowieniem umowy najmu, ponieważ ramy czasowe i kluczowe daty będą dyktować plany. Jeśli nie planujesz przenosić się, powinieneś rozważyć odnowienie umowy najmu komercyjnego około 12–24 miesiące przed jej wygaśnięciem. Na przykład, będziesz musiał zawiadomić o nieprzedłużeniu umowy 18–24 miesiące przed jej wygaśnięciem.

Włączenie tych terminów do planów dotyczących przeprowadzki oznacza, że nie naruszysz żadnych zobowiązań umownych. Warunki umowy najmu komercyjnego są częścią zobowiązań prawnych, więc niezależnie od tego, czy przeprowadzasz się, czy nie, najemcy muszą wiedzieć, za co są odpowiedzialni, a za co nie. Wspólne czynniki wpływające na decyzje można podzielić na trzy kategorie: finansowe, organizacyjne i dotyczące nieruchomości. Poniżej przedstawiono czynniki należące do tych kategorii.

Finansowe

Rozważania finansowe stanowią podstawę wielu decyzji biznesowych, a jeśli chodzi o nieruchomości i koszty najmu, firmy zawsze chcą, aby ich przestrzeń pracowała wydajniej. Koszty związane z przestrzenią mogą być kluczowymi czynnikami decydującymi w debacie „pozostać czy odejść”, a ta kwestia będzie miała coraz większe znaczenie wraz z rosnącym popytem na pracę zdalną i hybrydową.

Obecna przestrzeń biurowa może ograniczać aspiracje wzrostu i potencjał zysków. Strategiczna przeprowadzka do nowego biura, lepiej przystosowanego do wsparcia celów komercyjnych, może pomóc w odblokowaniu przyszłej wartości dla firmy.

Organizacyjne

Wiele firm zmieniło się po pandemii, restrukturyzując operacje i metody pracy. Zmusiło to do poddania analizie nieruchomości, ponieważ firmy dostosowują się i zmieniają, gdy ich przestrzeń nie jest najlepiej dostosowana do tych zmian. Wpływ organizacyjny na biura staje się coraz bardziej widoczny, ponieważ samo biuro nie zmienia się, ale sposób, w jaki jest używane, tak.

W tych okolicznościach nasze doświadczenie mówi nam, że zawsze lepiej jest przeprowadzić się i rozważyć zajmowanie nowego, specjalnie zaprojektowanego biura. Twoje miejsce pracy fundamentalnie musi wspierać twoją działalność biznesową, więc jeśli przyjąłeś nowe sposoby pracy, twoja przestrzeń musi dostosować się do tych zmian.

Przeprowadzka biura może także stanowić okazję do ożywienia marki organizacyjnej, ożywienia pracowników i zdecydowanego zasygnalizowania swoich planów i kierunku. Nowoczesna przestrzeń pracy może inspirować zarówno współpracowników, jak i klientów, komunikując innowacyjną i dynamiczną kulturę pracy.

Nieruchomości

A potem, oczywiście, jest stan samej nieruchomości. Po latach zajmowania i użytkowania wnętrza biur, sprzęt i obicia mogą zacząć się psuć. Zaniedbane halli, łuszcząca się farba i słabe oświetlenie mogą przekazać niewłaściwy komunikat potencjalnym pracownikom lub klientom, których próbujesz imponować.

Twój budynek może również przestać być dostosowany do celu – niezdolny do wsparcia infrastruktury technologicznej lub przestrzeni współpracy, których potrzebujesz do rozwoju swojej firmy. Modyfikacje technologiczne i remonty mogą być dużym przedsięwzięciem, nie wspominając o kosztach. W takich przypadkach przeprowadzka może być łatwiejszym i bardziej logicznym rozwiązaniem. Lub po prostu możesz wyrastać z przestrzeni wokół ciebie. Zatłoczone stanowiska pracy i zatłoczone sale konferencyjne to pewny znak, że należy rozważyć nowe możliwości.

Czy pozostać, czy odejść?

Oczywiście są mocne argumenty za pozostaniem i odnowieniem istniejącej przestrzeni biurowej – na przykład unikanie niestabilności i niedogodności, które mogą towarzyszyć zmianie lokalizacji. Ale ogólnie rzecz biorąc, korzyści z przeprowadzki biura są przekonujące: poprawiona morale pracowników, rekrutacja i retencja; mniejsza rotacja pracowników; mniejszy ślad węglowy; zwiększona ekspozycja na klientów; zwiększona motywacja i produktywność – wszystko to przewyższy wszelkie stresy i komplikacje po drodze.

Ale bez względu na to, którą drogę wybierzesz, kluczowe jest skonsultowanie się z pracownikami, główna zmiana w miejscu pracy powinna być „czymś, co dzieje się z udziałem pracowników, a nie dla nich”. Doświadczenie użytkownika przestrzeni pracy jest najważniejsze, i to powinno kształtować ostateczną decyzję.