Od przestrzeni biurowej obsługiwanej po wynajmowaną przestrzeń biurową, różne opcje miejsc pracy będą się różnić kosztami, czasem trwania umowy, elastycznością i lokalizacją. Z uwagi na wiele rzeczy do rozważenia, porównaliśmy dostępne opcje, aby ułatwić podjęcie decyzji, jaki rodzaj przestrzeni jest odpowiedni dla twojego biznesu.

Jakie są różne rodzaje przestrzeni biurowej?

Różne rodzaje przestrzeni biurowej to przestrzeń biurowa obsługiwana, zarządzana i wynajmowana. To główne opcje przestrzeni, o których firmy powinny wiedzieć, gdy szukają swojego kolejnego biura.

Przestrzeń biurowa coworkingowa.

Przestrzeń biurowa obsługiwana to w pełni wyposażone biuro zarządzane przez „dostawcę”, który wynajmuje poszczególne biura, piętra lub biurka innym firmom i osobom. Przestrzenie biurowe obsługiwane różnią się wielkością, co wpływa na koszty. Każda przestrzeń będzie miała różne udogodnienia i wspierać różne wzorce pracy, dlatego ważne jest znalezienie odpowiedniej nieruchomości dla swojej firmy.

Wynajmowana przestrzeń biurowa

Wynajmowane biuro, nazywane również czasem biurem tradycyjnym, jest wynajmowane firmie na określony czas. Umowy najmu w Warszawie mogą obejmować okres od 3 do 10 lat, w zależności od budynku. Najemca jest odpowiedzialny za zarządzanie i utrzymanie obiektów, w tym wyposażenia biura, chociaż niektórzy właściciele oferują usługi wyposażenia dla najemców.

Co to jest przestrzeń biurowa obsługiwana?

Przestrzeń biurowa obsługiwana jest idealna dla start-upów, małych firm i firm rozwijających się – takich jak firmy, które przewidują zmiany w przyszłości i dlatego wymagają elastyczności w długości umowy najmu.

W ostatnich latach biura coworkingowe stały się jednymi z najpopularniejszych miejsc pracy, a są to rodzaj przestrzeni biurowej obsługiwanej. Dostawcy przestrzeni biurowych obsługiwanych, takich jak Regus i WeWork, stworzyli przestrzenie, które wykorzystują potencjał współpracy społeczności pracowników, co sprawia, że są idealne dla przedsiębiorców i freelancerów do nawiązywania kontaktów i współpracy z podobnymi firmami.

Stawki i długość umowy

Płacisz za biurko miesięcznie. To pozwala start-upom i firmom rozwijającym się uniknąć zobowiązań na długi okres i płatności w czasach niepewności.

Najczęstsza umowa dla przestrzeni biurowej obsługiwanej to 12 miesięcy, z okresem wypowiedzenia trwającym trzy miesiące, ale większość dostawców jest gotowa na elastyczność. Umowy coworkingowe zazwyczaj zaczynają się od okresu zobowiązania trwającego trzy miesiące, który zmieni się w comiesięczne wypowiedzenie.

Jakie są korzyści?

Elastyczność:

Przestrzeń biurowa obsługiwana ma najkrótszy czas umowy. Ta elastyczność jest idealna dla firm chcących pozostać zwinne i pracować w przestrzeni, która może się rozszerzać lub zmniejszać w krótkim czasie.

Niższe koszty:

Przestrzenie biurowe obsługiwane oferują elastyczne podejście pay-as-you-go do przestrzeni spotkań, dzięki czemu twoja firma płaci tylko za korzystanie z oferowanych udogodnień.

Dodatkowe korzyści:

Przestrzenie biurowe obsługiwane oferują wiele udogodnień, począwszy od obsadzonych recepcji i ochrony, aż po usługi związane z utrzymaniem i czyszczeniem, co oznacza, że ​​jest wiele opcji oferowanych w jednej cenie.

Potencjał współpracy i networking:

Ponieważ firmy dzielą przestrzeń, potencjał współpracy leży u podstaw każdej przestrzeni biurowej obsługiwanej.

Jakie są ograniczenia?

Ograniczona tożsamość marki:

Obszar pracy obsługiwany zazwyczaj nie pozwala firmom na nadanie przestrzeni ich własnym znakiem. Chociaż niektórzy dostawcy elastycznych przestrzeni biurowych robią pewne wyjątki, zwłaszcza jeśli członek ma prywatne biuro, ilość markowania, jakie firma jest uprawniona do przeprowadzenia, zazwyczaj jest minimalna.

Ograniczona prywatność:

Wiele przestrzeni biurowych obsługiwanych wymaga, aby firma dzieliła przestrzeń z innymi firmami. Oznacza to, że inni ludzie mogą mieć dostęp do poufnych informacji.

Co to jest wynajmowana przestrzeń biurowa?

Ze względu na zobowiązania na długi okres, wynajmowana przestrzeń biurowa jest najlepiej dostosowana do ugruntowanych firm, które chcą przestrzeni dostosowanej do swoich potrzeb i mają wystarczające kapitały, aby zobowiązać się do co najmniej trzyletniego najmu. Większość naszych klientów korzysta z tego rodzaju przestrzeni.

Stawki i długość umowy

Zapłacisz za metr kwadratowy rocznie, podatek od nieruchomości i opłaty za utrzymanie budynku. Typowy okres umowy dla wynajmowanej przestrzeni biurowej to minimum trzy lata. Inne koszty, o których warto wiedzieć, to rekompensaty za zniszczenia, podatek od czynności cywilnoprawnych, opłaty sądowe i badania budynków.

Jakie są korzyści?

Większa kontrola:

Przejście do przestrzeni, którą możesz nazwać swoją, eliminuje konieczność dzielenia się scentralizowanymi zasobami z innymi firmami. Umożliwia to także kontrolowanie tego, kto może mieć dostęp do budynku, korzystanie z sal konferencyjnych, obszarów prywatnych i wspólnych oraz infrastruktury IT.

Branding:

Dzięki wynajmowanej przestrzeni biurowej możesz budować wizerunek firmy za pomocą marki. Pomoże to pracownikom zbudować więź z firmą i będzie miało wpływ na wygląd i atmosferę przestrzeni.

Tożsamość biznesowa:

Przejście do własnej przestrzeni biurowej to kluczowy krok w rozwoju firmy, a posiadanie własnego miejsca to atut. Wynajmowana przestrzeń biurowa daje firmom większą kontrolę nad tym, jak przestrzeń jest wykorzystywana i jak wygląda.

Jakie są ograniczenia?

Kary umowne:

Stałe długości umów najmu mogą mieć niewielkie możliwości manewrowania, co stanowiło problem w ostatnich latach w związku z pandemią COVID-19 i następującymi po niej zmianami w nawykach pracy.

Finalizacja umowy:

Negocjowanie i finalizacja umowy najmu może trwać kilka miesięcy, a najemcy nie są w stanie wydostać się z długoterminowych umów najmu.

Decyzja o właściwym rodzaju przestrzeni biurowej

Wybór odpowiedniej przestrzeni dla twojego przedsiębiorstwa będzie wspierał cele biznesowe firmy, czy to ambicje wzrostu, zwiększanie zatrudnienia czy rozwijanie kultury firmy. Wraz z oczekiwaniami pracowników dotyczącymi większej elastyczności i pojawieniem się trendów pracy, takich jak praca hybrydowa, istnieje wiele opcji do rozważenia.

Przestrzeń biurowa nadal będzie odgrywać integralną rolę w strategii biznesowej, ale powinna odpowiadać na potrzeby ludzi, a nie być traktowana jako gotowy produkt. Oprócz zobowiązań finansowych związanych z różnymi rodzajami przestrzeni biurowej, ważne jest również zwrócenie uwagi na ilość potrzebnej przestrzeni biurowej, lokalizację biura i lokalne udogodnienia, które przyciągną pracowników do twojej firmy.