W ramach tego kroku możesz także zastanowić się nad oszczędnościami, aby maksymalizować wartość i oszczędności z projektu. Mogą to być różne opcje najmu, zezwolenia (np. zrównoważone) lub wkłady właściciela.

Krok 2: Zbierz zespół

Przeprowadzka biura to wiele elementów, które wpływają na każdego w firmie. Aby zapewnić, że podejmowane są właściwe decyzje i że wszyscy pracują na rzecz jak najlepszego rezultatu, warto zdefiniować role i odpowiedzialności dla wszystkich kluczowych działów.

Te działy będą wyglądać inaczej dla każdej firmy, ale jako punkt wyjścia należy rozważyć, w jaki sposób każdy zespół będzie wpływał, jaką rolę będzie musiał odegrać i kto będzie głównym interesariuszem.

Krok 3: Wybierz partnera ds. projektowania i budowy

Po wybraniu budynku, zespół ds. projektowania i konstrukcji przekształci puste wnętrze w operacyjną przestrzeń dla Twojego zespołu. Ta transformacja to miejsce, gdzie większość Twoich kosztów zostanie wydana, więc ważne jest, aby mieć odpowiedni zespół.

Oto kilka rzeczy do rozważenia, szukając odpowiedniego partnera do wsparcia Twojej przeprowadzki:

Zazwyczaj zalecamy miękkie wprowadzenie przed dniem przeprowadzki, a także utrzymanie planów awaryjnych do pracy zdalnej dla kluczowych pracowników, co również jest dobrym zabezpieczeniem na wypadek początkowych komplikacji.

Krok 5: Przeglądaj swoje potrzeby dotyczące przechowywania

Przechowywanie jest często pomijane podczas przeprowadzki biura, co powoduje problemy organizacyjne na dalszym etapie. Niezależnie od tego, czy chodzi o dokumenty, porządkowanie czy przechowywanie osobiste, warto zająć się tym przed przeprowadzką, co zwiększy efektywność i poprawi ogólne doświadczenie w nowej przestrzeni.

Sprawdź, ile obecnie używasz i zastanów się, czy wymagania mogą wzrosnąć w przyszłości. Jeśli sądzisz, że będziesz potrzebować więcej niż dostępne w nowej przestrzeni, rozważ opcje przechowywania zewnętrznego dla przedmiotów, których nie będziesz potrzebować na co dzień.

Krok 6: Komunikuj swoją przeprowadzkę

Przeprowadzka biura to ekscytujący czas dla firmy i jej pracowników, ale nowa lokalizacja i środowisko mogą potencjalnie wywołać niepokój i niepewność wśród pracowników. Aby zminimalizować to ryzyko, ważne jest, aby komunikować plany przeprowadzki zespołowi, gdy projekt się rozpocznie. Nie tylko ułatwia to sprawne przejście, ale daje również możliwość zaangażowania zespołów i znalezienia kreatywnych rozwiązań dla ich wymagań działowych.

W niektórych przypadkach przepisy prawa wymagają informowania interesariuszy o bezpośrednich zmianach dotyczących personelu, więc podczas komunikacji o przeprowadzce upewnij się, że skonsultujesz się także z jakimikolwiek organami nadzorczymi, członkami zarządu czy przedsiębiorstwami-matkami.

Krok 7: Wybierz mistrzów przeprowadzki

Mistrzowie przeprowadzki są ważnym elementem układanki przeprowadzki. W większych firmach zalecamy wybór mistrza z każdego działu, aby pomóc złagodzić naturalne obciążenie związane z przystosowaniem się do nowego biura.

Mogą być rozwiązaniem problemów dla reszty firmy przez pierwsze dni, wspierać ogólne przedstawienia nowej przestrzeni poprzez wycieczki po biurze dla różnych zespołów, aby pomóc im oswoić się z nowym otoczeniem.

Krok 8: Przygotuj się na dzień przeprowadzki

Przy tak wielu rzeczach do zarządzania w dniu przeprowadzki, kilka rzeczy zalecamy zrobić, aby uruchomienie było jak najbardziej płynne.