Afera wokół hybrydowej pracy i jej wyglądu dla firm zaczęła opadać. Teraz skupiamy się na poszukiwaniu inspiracji i pomysłów na wykorzystanie dodatkowej przestrzeni biurowej oraz opracowywaniu strategii ponownego wykorzystania nadmiaru przestrzeni.

Jaki jest najlepszy sposób na wykorzystanie dodatkowej przestrzeni biurowej?

Najlepsze wykorzystanie dodatkowej przestrzeni biurowej zależy wyłącznie od celu. Aranżacja biura jest unikatowa dla każdej firmy, a najlepsza opcja dla jednej firmy niekoniecznie będzie odpowiednia dla innej. Nie ma jednego rozwiązania dla wszystkich w przypadku identyfikowania najlepszego sposobu na wykorzystanie dodatkowej przestrzeni biurowej, ale niezwykle ważne jest, aby zaangażować swoich pracowników przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian.

Każdy dział będzie miał inne wymagania dotyczące biura, zwłaszcza gdy wracają do niego jako część umowy hybrydowej lub elastycznej. Z potencjalnymi zmianami w sposobie pracy dodatkowa przestrzeń biurowa stanowi aktywo, które pomaga pracownikom dostosować się do nowych wymagań. Badania pokazują, że podczas gdy 12% respondentów zgłosiło, że ich firmy zmniejszyły przestrzeń biurową, 10% ujawniło, że potrzebują większych obiektów biurowych ze względu na wzrost. To pokazuje, że każda firma dostosuje się w różny sposób, a przestrzeń biurowa zostanie zredukowana lub zwiększona w zależności od sposobu jej użytkowania. Pracownicy staną się najbardziej wiarygodnym źródłem informacji, jeśli chodzi o zrozumienie tego, ile potrzebują, aby zaspokoić swoje potrzeby związane z pracą, dlatego ważne jest, aby z nimi współpracować.

Trzy sposoby na maksymalizację dodatkowej przestrzeni biurowej

Biuro już nie jest jedynym miejscem, w którym ludzie mogą być produktywni, co oznacza, że miejsce pracy będzie bardziej skoncentrowane na przestrzeni dostosowywalnej, aby zachęcić pracowników do powrotu do biura. Mogą to być przestrzenie do krótkotrwałego użytku, prywatne boksy, otwarte przestrzenie do spotkań i wielofunkcyjne obszary wspierające zarówno formalną, jak i nieformalną pracę. Istnieje wiele sposobów na uzyskanie większej przestrzeni biurowej i oto trzy najpopularniejsze sposoby na ponowne wykorzystanie i dostosowanie nadmiaru przestrzeni.

Redesign (przeorganizowanie)

Jeśli masz nadmiar przestrzeni biurowej, którą obecnie nie wykorzystujesz lub używasz nieefektywnie, to przeorganizowanie biura może być najbardziej praktycznym rozwiązaniem. Istnieje wiele powodów, dla których warto rozważyć przeorganizowanie przestrzeni biurowej, a najbardziej innowacyjne rozwiązanie będzie zależało od celów firmy.

Restacking (przeorganizowanie)

Restacking to przemyślenie środowiska biurowego, które pomaga firmie osiągnąć cele oraz zoptymalizować dostępną przestrzeń. Jeśli zajmujesz kilka pięter, restackowanie biura to efektywny sposób na skonsolidowanie operacji i zoptymalizowanie nieużywanej przestrzeni.

Subleasing (podnajmowanie)

Podnajmowanie części swojej przestrzeni to sposób na odzyskanie kosztów najmu, aby pokryć zobowiązania finansowe wynikające z warunków umowy najmu. Chociaż nadal będziesz odpowiedzialny za opłacanie czynszu, podatku od nieruchomości i opłat za usługi za całą przestrzeń, podnajmujący może pomóc w pokryciu kosztów zajmowanej przez nich przestrzeni.

Przeorganizowanie nadmiaru przestrzeni biurowej

Masowa adaptacja hybrydowych i elastycznych form pracy zmusiła firmy do ponownego spojrzenia na swoją obecną przestrzeń biurową, aby ocenić, jak dostosować się do nowych nawyków pracowników. W ruchu uznawanym za przejście od przestrzeni „Ja” do przestrzeni „My”, wiele firm zaczęło oceniać swoją przestrzeń biurową pod kątem nowych form pracy. JLL oświadczyło, że oczekuje, iż przestrzeń biurowa stanie się bardziej współpracująca, z przydzielonymi obszarami współpracy wzrastającymi z około 10% do 25%.

Powody przeorganizowania biura będą zależały od tego, co firma chce osiągnąć poprzez swoją przestrzeń. Jeśli istniejąca przestrzeń nie wspiera pracowników, to przeorganizowanie może być najbardziej praktycznym rozwiązaniem bez konieczności przenoszenia się.

Kiedy Trainline postanowił przeorganizować swoje biuro, jednym z głównych wyzwań było uzyskanie jak najwięcej z nieruchomości. Już zajmowali dwa piętra w swoim budynku i chcieli przejąć kolejne piętro, aby pomieścić swoje plany. Przeorganizowanie miejsca pracy pozwoliło dodać dodatkowe 50 elastycznych miejsc pracy na każdym piętrze. Istniejąca przestrzeń była odpowiednich rozmiarów, ale sposób, w jaki została urządzona, ograniczał ich możliwości. Nasze przeorganizowanie zostało osiągnięte bez budowy nowych przegród i aktywacji nieużywanej przestrzeni.

Jakie są korzyści z przeorganizowania biura?

Przez wszystkie zmiany i dążenia do nowych form pracy biuro jest używane w inny sposób, ponieważ tradycyjny czas pracy od 9:00 do 17:00 jest adaptowany przez firmy z różnych sektorów. Jedną z głównych korzyści z przeorganizowania biura jest przyciągnięcie pracowników z powrotem do pracy, oferując im środowisko wspierające. Ponieważ miejsce pracy i sposób pracy obecnie dostosowuje się do nowych oczekiwań wprowadzonych podczas pandemii, przeorganizowanie biura może pomóc w wspieraniu kultury firmy i poprawie produktywności. Doświadczenie pracownika to duży obszar skupienia się firm, ponieważ ludzie chcą, aby ich czas w biurze był praktyczny i oferował unikalne doświadczenie w porównaniu z pracą zdalną.

Przeorganizowanie przestrzeni biurowej to również skuteczny sposób dostosowania się do nowych form pracy, aby wspierać współpracę i komunikację między pracownikami.

„Firmy, które wykraczają poza polityki i programy personalne, aby stworzyć środowisko pracy, w którym ludzie mogą być sobą i czuć się wspierani, będą czerpać korzyści i zdobywać przewagę konkurencyjną.”

Projektowanie nowego biura pomoże zjednoczyć ludzi i pozwoli im wrócić do pracy we własnym tempie, gdy zaczną rozumieć, że biuro oferuje coś więcej niż tylko miejsce do pracy.

Przeorganizowanie dodatkowej przestrzeni biurowej

Reorganizacja biura to terminologia związana z dostosowaniem układu biura i ponownym zorganizowaniem przestrzeni biurowej. Zazwyczaj stosuje się ją do przestrzeni biurowych zajmujących kilka pięter, a najemcy zazwyczaj przestawiają swoją przestrzeń ze względu na ponowne wykorzystanie nieużywanej przestrzeni lub restrukturyzację układów działów.

Przeorganizowanie ma wiele zalet w porównaniu z przenosinami biura, ponieważ pozwala dostosować układ w celu poprawy efektywności, nie trzeba niepotrzebnie przechodzić przez procesy związane z przenosinami, a część przestrzeni można ponownie przeznaczyć do podnajmu.

Jakie są korzyści z reorganizowania biura?

Jedną z głównych korzyści z przeorganizowania biura jest to, że można wprowadzić zmiany bez konieczności przeprowadzania prac budowlanych w miejscu pracy. Kluczowe elementy biura mogą pozostać na tym samym miejscu, w zależności od wyników badań konsultacyjnych nad miejscem pracy. Skupiamy się na poprawie nieefektywności w biurze, a to będzie możliwe tylko poprzez współpracę z pracownikami i rozważanie słabych i nieużywanych obszarów w biurze. Przyjmowanie zmian umożliwiających nowe trasy komunikacyjne, zdolności do współpracy i komunikacji pomoże w dostosowaniu biura bez konieczności wydawania pieniędzy na budowę nowych maszyn do kawy czy sali konferencyjnych.

Przeorganizowanie biura w celu maksymalizacji dodatkowej przestrzeni to zmiana sterowana procesami, która powinna być skutecznie zarządzana, aby można było osiągnąć cele. Ważne jest również spojrzenie na sposób wewnętrznego przeprowadzenia restacku. Podobnie jak nowe formy pracy oznaczają zmiany i przemieszczanie się osób na nowe części biura, reorganizacja biura powinna być strategiczna, a nie tylko estetyczna.

Podnajmowanie dodatkowej przestrzeni biurowej

Umowa podnajmu to sposób dla firm na pokrycie kosztów wynajmu dodatkowej przestrzeni, której nie potrzebują ani na krótki okres, ani przez cały okres najmu. Jeśli przechodzisz przez zmiany strategii lub decydujesz się na zmniejszenie przestrzeni biurowej, podnajmowanie pomaga zmniejszyć koszty stałe i generować dodatkowe przychody.

Warto rozważyć, czy konieczne jest odnowienie przestrzeni, którą planujesz podnająć, ponieważ przekształcenie jej w atrakcyjną i od razu gotową do zajęcia przestrzeń biurową sprawi, że stanie się ona bardziej atrakcyjną opcją dla firm zainteresowanych przeniesieniem się.

Jakie są korzyści z podnajmowania dodatkowej przestrzeni biurowej?

Jedną z głównych korzyści z podnajmowania dodatkowej przestrzeni biurowej jest oszczędność pieniędzy. To główny powód, dla którego większość firm decyduje się na podnajmowanie swojej przestrzeni. Jako główny najemca możesz odzyskać część kosztów wynajmu za przestrzeń, której nie wykorzystujesz. Zamiast utrzymywać nadmierną przestrzeń i ponosić związane z nią koszty, znalezienie podnajemcy pozwala na pokrycie tych kosztów.

Powoduje to, że podnajmowanie jest atrakcyjne, szczególnie gdy firma rośnie, a potrzeba większej przestrzeni biurowej jest planowana na przyszłość. To dobre rozwiązanie dla firm, które planują rozwijać się, pozwalając im na zajmowanie większej przestrzeni, z myślą o przyszłym wzroście, bez konieczności przenoszenia się. Podnajmowanie może również zapewnić większą elastyczność w umowach najmu, a w obliczu powszechnych praktyk pracy zdalnej i hybrydowej, umożliwia dostosowanie przestrzeni biurowej i dzielenie się kosztami.

Przed podjęciem szybkich decyzji dotyczących podnajmowania przestrzeni, ważne jest, aby ocenić, jaką część przestrzeni należy zatrzymać, co można odciąć od istniejącej przestrzeni, i jakie są potrzebne rekonfiguracje do ułatwienia tego procesu. Należy również rozważyć kwestie prywatności, poufności oraz faktycznej odpowiedzialności za szkody. Podnajmowanie części przestrzeni biurowej powinno być częścią przemyślanej, długoterminowej strategii miejsc pracy, a przydzielanie przestrzeni powinno być obliczane na podstawie prognozowanego wzrostu firmy.

Zmieniająca się rola biura

Wprowadzenie nowych wzorców pracy i modeli pracy, takich jak praca hybrydowa, oznacza, że mamy do czynienia z biurem w nieco inny sposób. Indeks Freespace opublikował dane w marcu 2022 roku, które pokazały, że stopa zajętości biura osiągnęła szczyt na poziomie 42 procent, co było najwyższym jednodniowym wskaźnikiem po pandemii. Średnia przed pandemią wynosiła 63 procent. Chociaż ten wskaźnik świadczy o pewności powrotu do biura, pokazuje również, że pracownicy spędzają w biurze mniej czasu. Oznacza to, że czas spędzony w biurze jest teraz cenniejszy niż kiedykolwiek wcześniej, a doświadczenie w biurze musi być zoptymalizowane. Projektowanie miejsc pracy jest potrzebne, aby sprostać nowym wymaganiom, promując większą elastyczność i usprawnione możliwości rekonfiguracji.